Lavorare con successo e al sicuro da qualsiasi luogo

Il Chief Information Security Officer di Avast, Jaya Baloo, spiega in che modo Avast e altre aziende passano al lavoro da remoto in maniera sicura:

Di recente ho avuto l’opportunità di parlare all’evento Women in Business, tenutosi quest’anno. Ho parlato dell’esperienza di trasferimento rapido e sicuro di Avast, un’azienda globale con quasi 2.000 dipendenti con sede in paesi di tutto il mondo, in un ambiente di lavoro completamente remoto.

Sono stato Chief Information Security Officer per oltre un decennio, ma questa transizione ha rappresentato una sfida come nessun’altra che avevo affrontato prima. Volevo condividere ciò che ho imparato con altri che hanno dovuto affrontare la medesima sfida nelle loro organizzazioni. Le donne che hanno partecipato alla mia conferenza avevano un’ampia varietà di background tecnici e non tecnici, ma erano tutte d’accordo sul fatto che il Covid ci sta trasformando tutti. E che la pandemia avrà un effetto a lungo termine sul mondo online.

Come Avast è passato al lavoro completamente remoto

Durante la mia presentazione, ho delineato l’approccio che abbiamo adottato e condiviso quali delle nostre mosse hanno avuto maggior successo. Quando è iniziata la pandemia, abbiamo immediatamente chiuso i nostri uffici e ci siamo trasferiti per fornire rapidamente a tutti i nostri lavoratori che ne avevano bisogno le attrezzature per lavorare da casa. Abbiamo implementato corsi di formazione interni sulla gestione remota e fornito sessioni individuali di mentoring e supporto per la salute mentale con un business coach.

Ogni settimana, un team di “coordinatori” volontari del coronavirus presso i nostri uffici in tutto il mondo tiene una riunione per verificare le restrizioni locali e fornire un aggiornamento su come si sentivano i nostri dipendenti. Abbiamo fornito opzioni di sostegno parentale dedicate alle famiglie che lottano per bilanciare il nuovo carico improvviso di responsabilità extra, permettendogli di lavorare a tempo pieno da casa, così da destreggiarsi tra l’assistenza all’infanzia e supervisionare l’istruzione dei propri figli. Abbiamo regolarmente intervistato i nostri dipendenti per comprendere come si stavano gestendo in un tale momento di cambiamento e incertezza, in modo da poter fornire ulteriore supporto, qualora fosse stato necessario.

Ci siamo anche uniti alle iniziative di volontariato dei nostri dipendenti per restituire, poiché molti di loro erano già attivi in tal senso nelle loro comunità. Avast ha donato risorse informatiche e tecnologiche per supportare iniziative importanti come Folding @ home , fornito uno schema di abbinamento dei dipendenti per massimizzare le donazioni in tutti i paesi in cui abbiamo uffici e ha contribuito con $ 25 milioni a CEPI e Therapeutics Accelerator, che fa parte del Bill & Fondazione Melinda Gates. In tempi in cui le preoccupazioni di infosec dominano anche i titoli dei giornali, Avast ha anche provveduto a un’ingente donoazione alla Shadowserver Foundation, un’organizzazione di sicurezza senza scopo di lucro la cui missione è rendere Internet un luogo più sicuro per tutti.

Cosa possono fare le organizzazioni per spostare i team sul lavoro remoto.

Quasi dall’oggi al domani, lavorare da casa è diventato obbligatorio per chi poteva. E se la casa è il nuovo posto di lavoro, la sicurezza IT è appena diventata mission-critical per ogni azienda. Ma molte aziende non erano attrezzate per supportare il lavoro da casa, tanto meno il lavoro a distanza sostenuto per un periodo indefinito.

Ci sono poche azioni chiave che qualsiasi azienda dovrebbe intraprendere quando effettua questa transizione.

Crea delle solide fondamenta: assicurati che i tuoi dipendenti abbiano l’attrezzatura giusta e una buona connessione Internet;

Esegui una valutazione completa del rischio per risolvere eventuali criticità;

Identifica le nuove esigenze che devi supportare, come le app di videochiamata e di messaggistica;

Rafforza i servizi di supporto IT, poiché dovranno essere reattivi in ​​tempo reale.

Stiamo vivendo un esperimento dal vivo, scoprendo cosa succede quando prendi un mondo e riscrivi le regole, e tutti devono capire come applicarle in modo indipendente. In Avast, il nostro team globale è attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, continua per tutti questi mesi a fare standup giornalieri e riunioni settimanali, il che non è un’impresa da poco. Niente di tutto questo è facile e ora sappiamo che non diventerà più semplice.

Come il Covid ha cambiato le comunità di lavoro

Dopo il mio discorso, ho avuto modo di chattare online con i partecipanti. Mi piaceva che molti fossero concentrati sul futuro; sulle azioni pratiche che devono essere intraprese per tenerci tutti in movimento. C’era molta energia positiva nella stanza e c’era una chiara comprensione che dobbiamo smetterla di pensare che le cose torneranno come erano prima della pandemia. Dobbiamo iniziare ad abbracciare la nostra nuova realtà ed esplorare le possibilità del nostro nuovo futuro.

Molte delle domande a cui ho risposto riguardavano la certezza che i dipendenti non solo ricevessero il supporto per lavorare efficacemente da casa, ma anche che avessero un buon equilibrio tra lavoro e vita privata. Non c’è una risposta facile qui. Il miglior consiglio che posso dare è provare a fornire tramite il team dedicato alle risorse umane supporto gestionale e guida ai dipendenti e garantire un flusso costante di comunicazioni.

Le sfide più grandi ruotano ancora attorno alla creazione dello stesso livello di coinvolgimento e collaborazione a cui siamo tutti abituati in ufficio. È facile dare per scontato che le persone si prendano cura di sé stesse ora che lavorano da casa. Ma, in realtà, i manager hanno probabilmente maggior bisogno di controllare che i dipendenti siano supportati, perché chiunque può sorridere a una chiamata Zoom e recitare una parte per un’ora. Gli strumenti di collaborazione sono brillanti, ma saranno efficaci solo se lavorerai sulle capacità del tuo personale di mantenere il tuo team impegnato e onesto riguardo alle difficoltà che sta incontrando.

Mentre guardiamo avanti, dobbiamo mantenere la calma e adattarci, rimanendo coerenti quando si tratta di definire le priorità. Pensavo che sarebbe stato facile affrontare il tema della sicurezza perché abbiamo a che fare con punteggi di rischio, ma è davvero una sfida assegnare delle priorità agli aspetti più urgenti e lasciare ciò che è veramente importante per dopo, finché anche questo diventa critico. Finora è stata una lezione fondamentale per me e per il mio team. E non ho dubbi che non sarà l’ultima.