Indipendentemente dal tipo di attività che si gestisce, probabilmente le informazioni sui dipendenti dovranno essere archiviate. La maggior parte delle organizzazioni memorizzerà i dati dei propri dipendenti come indirizzi, informazioni mediche e dettagli bancari, esclusivamente o parzialmente online, nel qual caso la sicurezza informatica è fondamentale. Garantire che i criminali informatici non possano accedere e distribuire informazioni sensibili ha un mondo di vantaggi. In questo articolo evidenzieremo i motivi per cui tutte le aziende dovrebbero dare la priorità alla privacy dei dipendenti.
Perché la privacy dei dati è importante?
Man mano che l’archiviazione dei dati diventa sempre più digitalizzata, i modi in cui è possibile archiviare le informazioni private stanno migliorando. Tuttavia, ciò ha portato anche ad attacchi informatici sempre più sofisticati. Secondo una ricerca di EY, i CEO e gli investitori considerano la sicurezza informatica nazionale e aziendale la principale sfida per le aziende.
Qualsiasi azienda è suscettibile di un attacco, ma alcuni settori potrebbero essere presi di mira più spesso. La sanità, le agenzie governative e i fornitori di energia sono tra le più vulnerabili alle minacce informatiche, così come le piccole e medie imprese (PMI).
Ci sono molti attacchi informatici che potrebbero danneggiare un’attività. Ransomware, malware e phishing sono tra i più comuni e anche gli effetti dannosi che possono avere sull’azienda colpita possono variare, dalla perdita di informazioni vitali alla perdita di produttività.
Attrarre e trattenere i talenti
Garantire che i propri dipendenti siano soddisfatti delle loro condizioni di lavoro, incluso il modo in cui le loro informazioni personali sono archiviate e protette, aiuterà a ternerli in azienda. Il costo della sostituzione di un dipendente può arrivare fino a più del 200% del suo stipendio annuale, perciò vale la pena garantire la soddisfazione di ogni membro del personale.
Se un attacco informatico provoca la perdita dei dati dei dipendenti, è probabile che i questi abbiano meno fiducia nella loro organizzazione e potrebbero iniziare a cercare lavoro altrove. Se ciò accade, è importante riconquistare la loro fiducia, investendo nelle loro opportunità o fornendo supporto emotivo, ma alla fine dovrai garantire loro la privacy.
Se un’azienda si è guadagnata una cattiva reputazione per non aver protetto le informazioni vitali dei suoi dipendenti, anche trovare nuovi professionisti disposti a unirsi al team potrebbe essere una sfida.
Reputazione
Una reputazione positiva non si costruisce solo con solide misure di sicurezza informatica. Ma se un’impresa è vittima di un attacco, ci si potrebbe trovare nel giro di poco a dover rispospondere alla sfiducia nel tuo settore. Gli affari futuri potrebbero subire una flessione negativa qualora potenziali partner o clienti non possono fare affidamento sul una struttura. Ad esempio, i prezzi delle azioni scendono in media del 7,27% dopo una violazione della sicurezza. La presenza di solide misure di sicurezza può aiutare a proteggere il proprio futuro.
Protezione delle entrate
Il crimine informatico può danneggiare finanziariamente in diversi modi: si potrebbe dover pagare un risarcimento a coloro i cui dati sono stati violati, potrebbe esserci un calo delle attività future, un calo della produttività o danni causati alla cultura aziendale. Nel caso della maggior parte delle violazioni dei dati, è necessario dedicare tempo anche solo per determinare cosa è stato rubato, come si è verificata la violazione, raccogliere nuovamente le informazioni perse e contattare gli interessati.
Tra il 2013 e il 2018, c’è stato un aumento del 67% del numero annuo di violazioni della sicurezza e, in media, gli attacchi informatici costano alle aziende circa 200.000 dollari all’anno. Oltre a spendere denaro per garantire che i dati siano archiviati in modo sicuro, occorrerebbe garantire formazione sulla sicurezza informatica per i membri del personale e investire in una soluzione antivirus completa per assicurare una protezione a lungo termine contro la perdita di entrate.
Legalità
Assicurare la massima chiarezza sulle leggi sulla privacy dei dati e di conformarsi ad esse, sia per il bene della propria attività che per quello dei propri impiegati.
Se si gestisce un’attività nell’Unione Europea (UE), il regolamento GDPR entrato in vigore a maggio 2018 prevede norme severe in materia di archiviazione e diffusione dei dati. Se non si è ancora archiviato correttamente i dati dei dipendenti o lo si è fatto senza il loro consenso, si potrebbe incorrere in pesanti sanzioni. Ad esempio, nel 2019, le autorità greche hanno multato un’azienda di 150.000 euro (168.532 $) per aver ingannato i dipendenti su come venivano gestiti i loro dati personali.
Come proteggere la privacy dei dipendenti
Formazione del personale
Quando il 95% delle violazioni della sicurezza è dovuto a errori umani, è importante che il personale sia informato sulla protezione dei dati, per mantenere i dati di tutti al sicuro. Assicurarsi che il prorpio dipartimento delle risorse umane sia ben formato nell’archiviazione sicura dei dati del personale per aiutare a stabilire un “firewall umano” all’interno dell’azienda.
Molte organizzazioni consentono ai propri dipendenti di lavorare da remoto. Sebbene il lavoro mobile possa migliorare la produttività, nonché aumentare la portata globale di un’attività e ridurre i costi, ciò può avere un impatto sulle misure di sicurezza. L’accesso a documenti di lavoro, e-mail e siti Web da hotspot WiFi pubblici, ad esempio, può mettere a rischio i dati dei dipendenti e lasciare i dispositivi vulnerabili agli attacchi.
Oltre a lavorare per migliorare le conoscenze sulla sicurezza informatica dei dipendenti all’interno dell’ufficio, è fondamentale che i membri del personale sappiano come aiutare a mantenere i dati al sicuro quando lavorano fuori casa. Se i dipendenti sanno di utilizzare reti verificate, VPN e non usino solo il protocollo HTTP, è probabile che siano molto più sicuri online quando sfruttano una rete pubblica. Tutte le apparecchiature necessarie dovrebbero prevedere anche una piattaforma di sicurezza, come un antivirus o un firewall.
Informativa sulla privacy dei dipendenti
In tutti gli ambienti di lavoro dovrebbe essere predisposta una valida politica sulla privacy dei dipendenti, in cui si afferma che le informazioni personali non devono essere condivise, sia online che di persona.
Questa politica dovrebbe includere:
Quali informazioni sui dipendenti l’azienda deve registrare per legge e per quanto tempo verranno conservate dopo che un dipendente se ne sarà andato;
Chi ha accesso alle informazioni sui dipendenti e perché;
Processi per la condivisione di file online;
In che modo i dati vengono condivisi con terze parti come i fornitori di assicurazioni sanitarie;
Quale dispositivo e attività online vengono monitorati dall’azienda (ad esempio, registri l’accesso a determinati siti Web o applicazioni?);
Una piattaforma di sicurezza informatica.
Disporre di una piattaforma di sicurezza affidabile, che protegga da una serie di minacce, è fondamentale per il benessere di qualsiasi azienda, compreso quello dei suoi dipendenti. Sapere di poter continuare il proprio lavoro senza la minaccia di un attacco può migliorare la produttività e il morale del personale. Innanzitutto, bisognerebbe capire quali dati sono a rischio e devono essere protetti, quindi trovare le misure di sicurezza informatica adatte alle prorpie esigenze. Un antivirus aziendale di nuova generazione può aiutare ad aumentare l’efficienza ed evitare errori umani. Tuttavia, è anche essenziale garantire i più elevati standard di sicurezza all’interno della forza lavoro.
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