Ormai la maggior parte delle aziende ha abbandonato la carta a favore dei file digitali, sfruttando al massimo l’archiviazione senza carta e flussi di lavoro più efficienti. Tuttavia, la condivisione dei file ha i suoi svantaggi: può essere facile perdersi in più versioni di documenti, le misure di sicurezza sono spesso tutt’altro che ideali, mettendo potenzialmente a rischio i dati sensibili.
In questo articolo, vedremo come garantire che la condivisione dei file bilanci la sicurezza con la facilità d’uso per aumentare l’efficienza della forza lavoro moderna.
Perché la sicurezza della condivisione di file è importante per le aziende?
Negli ultimi anni è emersa una tendenza in crescita poiché i millenial hanno cambiato le aspettative su ciò che dovrebbe essere un luogo di lavoro. Anche prima del Covid-19, circa il 43% dei dipendenti americani lavora regolarmente da remoto.
A causa del lavoro forzato da casa causato dalla pandemia Covid-19, il lavoro remoto è diventato rapidamente essenziale per le aziende per continuare a funzionare in modo efficiente. In molti casi ciò ha dimostrato quanto possa essere efficiente questa modalità di lavoro, spostando la percezione di cosa significhi operare in un ambiente di lavoro moderno.
Uno dei motivi principali per cui tale transizione sismica è così efficace è il livello di tecnologia disponibile per facilitare questi cambiamenti. Le videoconferenze e la condivisione di file permettono che le discussioni in tempo reale possano essere tenute indipendentemente da chi è fisicamente in ufficio, riducendo i costi per l’azienda e dando al personale più libertà di gestire il proprio equilibrio tra lavoro e vita privata, portando a un miglioramento del benessere e della produttività .
Tuttavia, un cambiamento rapido può spesso comportare rischi per la sicurezza portandone di nuovi o aumentando quelli già esistenti. Ad esempio, c’è una possibilità molto maggiore di accesso ai file su dispositivi personali non protetti o dispositivi che vengono persi o rubati. Entrambi potrebbero provocare una violazione dei dati , danneggiando le relazioni di un’azienda con clienti e partner.
Tipi di condivisione di file:
Archiviazione USB
Le unità fisiche possono essere una buona opzione per file di grandi dimensioni, ma il processo offline di trasferimento può essere completato solo su un dispositivo alla volta e il dispositivo USB non tiene traccia dei dispositivi su cui sono stati trasferiti i dati. L’opzione di archiviazione fisica presenta anche un altro rischio: che il dispositivo stesso possa essere smarrito, rubato o danneggiato, rendendo i dati irrecuperabili.
Queste problematiche possono tramutarsi in un danno economico da non sottovalutare. Nel 2018, l’aeroporto di Heathrow nel Regno Unito è stato multato di £ 120.000 dopo che un membro del pubblico ha trovato una chiavetta USB fuori posto contenente informazioni sensibili.
Nella sua forma più semplice, gli allegati e-mail sono un sistema di condivisione di file. Ci sono spesso limiti alle dimensioni dei file e ciò può rendere questo metodo inefficiente. Peggio ancora, se un documento viene condiviso, più thread contenenti versioni diverse degli stessi documenti potrebbero portare a confusione e al posizionamento errato dei file.
La posta elettronica è anche un obiettivo comune per i criminali informatici. Senza un’efficace sicurezza degli endpoint, la condivisione di file tramite posta elettronica potrebbe provocare una violazione dei dati.
FTP
Il protocollo di trasferimento file (FTP) è un modo semplice ed efficace per trasferire file di grandi dimensioni, come gli archivi. Tuttavia, non è molto dinamico e non è adatto per la gestione di documenti collaborativi.
P2P
La condivisione di file peer to peer (P2P) non gode di un’ottima reputazione perché viene ancora collegata alla pirateria musicale, ma il sistema è in realtà un metodo molto sicuro per condividere file privati all’interno di un gruppo. Piuttosto che utilizzare un server centrale, i trasferimenti di file P2P sono condivisi tra le connessioni di rete di un piccolo gruppo. Ciò mantiene i file privati, ma spesso può essere lento e anche non estremamente comodo per i progetti collaborativi.
Cloud
I servizi cloud ospitano i file su un repository centrale da cui altri utenti possono accedervi. Sebbene siano ospitati da una terza parte, le autorizzazioni di accesso possono essere controllate per mantenere protetti i documenti.
Strumenti di collaborazione sui documenti
L’hosting di terze parti consente molto di più che l’archiviazione e la facilità di accesso. Ospitando i documenti di un progetto centralmente, più utenti possono lavorare simultaneamente sullo stesso file. Questo tipo di accesso condiviso permette una vera collaborazione da una vasta gamma di dispositivi e posizioni remote.
Vantaggi degli strumenti di condivisione file per le aziende
Mentre gli allegati e-mail e l’archiviazione USB hanno rappresentato lo standard per molti anni, la trasformazione digitale dei luoghi di lavoro ha evidenziato i difetti di questi metodi di condivisione dei file. I servizi basati su cloud e le piattaforme di gestione dei progetti aiutano ad affrontare queste sfide. Questi strumenti di condivisione di file aiutano a migliorare la sicurezza e la produttività, molti dei quali forniscono funzioni utili come:
– Consentire a più utenti di collaborare simultaneamente sullo stesso documento
– Trasferimento sicuro dei file
– Accesso tramite cloud alle ultime versioni dei documenti.
– Gestione del progetto e collaborazione
Sebbene il lavoro mobile sia popolare, una delle principali preoccupazioni che ha reso le aziende diffidenti riguardo a un suo utilizzo più ampio sono le limitazioni legate a un’efficiente comunicazione, che rendono particolarmente difficile la consegna dei progetti. Sebbene la collaborazione in tempo reale sia fondamentale per il successo di un progetto, un efficiente sistema di condivisione di file può colmare il divario fisico, consentendo di eseguire efficacemente campagne con più parti interessate.
Sicurezza
Il funzionamento della condivisione di file offre vantaggi in termini di sicurezza rispetto all’alternativa di inviare documenti avanti e indietro tramite posta elettronica. Tenere una versione centrale significa che i documenti non possono essere cancellati o persi accidentalmente. I livelli di accesso variabili danno il controllo su chi è in grado di vedere o interagire con un dato file e la crittografia può proteggere i documenti sensibili dall’intercettazione.
Sincronizzazione e backup automatizzati
Una piattaforma di condivisione di file basata su cloud aiuterà a gestire migliaia di file, mantenendoli organizzati in percorsi centralizzati, creando automaticamente backup e revisioni di documenti nel caso in cui sia necessario ripristinare una versione precedente. Ciò significa che ogni stakeholder ha accesso alla versione più recente dei file indipendentemente da dove si trovi o dal dispositivo che sta utilizzando.
Come mantenere sicura la condivisione dei file
Nonostante i numerosi vantaggi della condivisione sicura dei file per le aziende, la condivisione di dati e file online comporta sempre alcuni potenziali rischi. Per questo motivo, gli strumenti di condivisione dei file non dovrebbero essere usati da soli, ma dovrebbero essere integrati in una strategia di sicurezza già esistente.
Utilizzare una VPN
Le reti private virtuali (VPN) sono state a lungo considerate una misura di sicurezza consigliata per proteggere i dati aziendali. Con la necessità sempre crescente di accesso ai file al di fuori del tradizionale ufficio fisico, una VPN è ora essenziale per proteggere i file dall’intercettazione quando si accede su reti pubbliche o non protette.
Semplicemente, una VPN funziona come un tunnel crittografando e nascondendo i dati trasferiti. Ciò significa che è improbabile che terze parti intercettino i dati e, anche se lo facessero, sarebbero crittografati e inutilizzabili.
La configurazione di una VPN in un ufficio per gli utenti che lavorano da remoto garantirà che i file possano essere condivisi in modo sicuro tra gli uffici virtuali. Questo sistema può essere utilizzato in aggiunta a qualsiasi crittografia end-to-end offerta dai servizi di condivisione file, aggiungendo un altro livello di sicurezza ai file condivisi.
Gestore di password
Un mantra di sicurezza di base è che le password complesse sono essenziali per una sicurezza efficace. Questo rimane vero, ma è difficile da controllare, soprattutto se il personale lavora da dispositivi personali. L’enorme numero di password che devono essere ricordate può indurre gli utenti a optare per la comodità rispetto alla sicurezza e a utilizzare password semplici o a ripeterle su più account.
Questo può essere facilmente evitato fornendo uno strumento di gestione delle password. Questi strumenti ricorderanno tutte le password di un utente, il che significa che questi ultimo dovranno ricordarne solo una per lo strumento di gestione. Con un account aziendale, si possono anche impostare le autorizzazioni per le password condivise. Ancora meglio, molti password manager genereranno automaticamente nuove password sicure, rendendo più facile per gli utenti rimanere al sicuro su qualsiasi dispositivo.
2-FA / MFA
L’autenticazione a 2 fattori (2-FA) è uno strumento utile per garantire che l’accesso ai dati rimanga protetto poiché gli utenti sono tenuti a verificare la propria identità con altri mezzi oltre a una semplice password. Ad esempio, per accedere a una rete condivisa all’utente verrà richiesto di fornire un codice univoco insieme a un nome utente e una password. Questo codice potrebbe essere inviato a un dispositivo mobile separato o a un account e-mail, il che significa che anche se la password dovesse entrare in possesso di criminali informatici, questi non sarebbero comunque in grado di accedere alla rete.
L’autenticazione a più fattori segue lo stesso principio di 2-FA, ma potrebbe includere passaggi di autorizzazione aggiuntivi. Ciò potrebbe avvenire sotto forma di un numero pin o di un identificatore biometrico, come l’impronta digitale o il riconoscimento facciale.
Limitare le autorizzazioni di accesso
Una misura semplice, ma spesso trascurata, consiste nel valutare e aggiornare regolarmente le autorizzazioni di accesso per file e cartelle. Gli utenti dovrebbero avere accesso solo ai file necessari per svolgere il proprio lavoro. Questo può essere suddiviso per dipartimento, anzianità o per individuo. Limitando le autorizzazioni, le possibilità di accesso illegittimo ai file vengono immediatamente ridotte semplicemente avendo un minor numero di account in grado di visualizzarli.
Questa non è un’operazione da compiere una sola volta e dovrebbe diventare un’abitudine come parte dei processi di sicurezza stagionali. Il turnover del personale e le modifiche ai piani della campagna sono solo due dei motivi per cui potrebbe essere necessario rivedere o revocare le autorizzazioni.
Eseguire controlli regolari dei file
Importante quanto il monitoraggio delle persone che hanno accesso ai file è il monitoraggio dei file stessi. I file obsoleti o inutilizzati devono essere rimossi per precauzione. Ciò non solo consente di risparmiare larghezza di banda, ma garantisce anche che gli unici file disponibili per la condivisione siano quelli attivamente richiesti al personale per svolgere il proprio lavoro.
Ridurre al minimo l’errore umano
Sebbene esistano numerosi modi per proteggere al meglio i file con un software di sicurezza, l’errore umano rimane la causa più comune di una violazione dei dati. Sebbene alcune violazioni possano essere dolose, la maggior parte degli errori umani è probabilmente dovuta a una mancanza di consapevolezza o formazione sulla sicurezza. Ciò è particolarmente vero con quei software non familiari agli utenti.
Dalla creazione di copie di file e la modifica delle autorizzazioni di accesso alla condivisione delle password tra account, una valida formazione per il personale è un passaggio cruciale per garantire che la condivisione dei file aziendali online rimanga sicura.
In definitiva, la creazione di una condivisione sicura dei file all’interno di un’azienda dovrebbe essere parte integrante della strategia di protezione informatica esistente, consentendo agli strumenti di operare in maniera coordinata piuttosto che come applicazioni autonome. La condivisione di file nel cloud è la soluzione più efficace per il lavoro collaborativo, ma è importante che il servizio scelto dal cliente soddisfi i requisiti di sicurezza dell’azienda.
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